Você consegue conferir, de maneira eficiente, o que entra e o que sai da sua empresa durante a operação logística? Neste post, iremos falar sobre o que é checklist e como usar na portaria da sua empresa.

No geral,  é complicado fazer isso e ainda cumprir os prazos de entrega.  Porém, esse é um método simples que irá otimizar e tornar a sua gestão muito mais organizada. 

Para te mostrar isso na prática, veja só os assuntos relacionados que iremos falar:

• O que é o checklist para logística?
• Pra que serve o checklist?
• Como usar e fazer o checklist na prática?
• 11 itens para checar na entrada na portaria
• 3 itens para checar na saída da portaria

O que é o checklist para logística?

Basicamente, o checklist para logística é uma lista de checagem que verifica tarefas pendentes e importantes, durante alguma ação ou processo na operação. 

Para tornar mais simples, o ideal é que você personalize o checklist como um modelo para atender a requisitos específicos da sua empresa, por meio de uma ordem de relevância ou de prioridade.

Pra que serve o checklist?

Na sua organização, pense em uma situação em que há uma urgência de entregas e que seja vital uma logística configurada de forma rápida. 

Porém, se os procedimentos corretos não forem implementados e checados logo no início, podem surgir grandes problemas. 

E esses últimos serão difíceis de resolver mais tarde, o que pode afetar, seriamente, a eficiência da sua empresa. 

Assim, o checklist surge como uma forma muito mais fácil para organizar melhor a entrada e a saída de veículos/cargas na portaria. E isso ajuda a construir uma frota eficiente e em condições de rodar. 

Ou seja, a lista de checagem é essencial para simplificar esse processo de inspeção nessa etapa. 

Por exemplo, a entrega dos produtos e veículos pela transportadora precisa ser avaliada, se eles chegaram no tempo ideal, na quantidade certa e dentro das especificações definidas.

Além disso, o checklist é o que incentiva os próprios motoristas e gerentes a assumirem a responsabilidade da operação logística. 

Porque eles já saberão de fato que vai ser realizada uma checagem na portaria, e caso tenha algo errado, pode ter consequências ou medidas a se tomar. 

Então, seus colaboradores estarão mais pressionados a garantir a conformidade com os padrões de segurança, antes mesmo de iniciar a jornada.

Por fim, esse é um dos métodos mais poderosos de avaliar e reduzir os custos operacionais na cadeia de suprimentos, o que aumenta as vantagens competitivas.

Como usar e fazer o checklist na prática?

Na prática, existem dois métodos para você criar um checklist. Você pode fazer isso por meio de softwares/tecnologias ou de maneira manual. 

Por exemplo, o Trello é uma ferramenta colaborativa que organiza projetos em quadros. Nele, são inseridas listas de tarefas a serem seguidas individualmente ou em equipe.

Além disso, alguns sites estrangeiros são excelentes meios para se fazer isso também, porém nem todos são gratuitos. Como o Safety Culture, em que listas prontas podem ser baixadas e transformadas em PDF.

Caso você prefira fazer o checklist de modo manual, continue lendo e siga as etapas que seguem a seguir:

1) Determine as etapas da operação e a suas funções

Primeiramente, ao criar a lista de verificação de logística você precisa saber quais são as etapas da operação logística e para que elas servem. 

Por exemplo, você pode separar em duas categorias: a entrada e a saída. De fato, isso ajuda a tornar o processo de tornar a lista de verificação mais organizada. 

E observe que isso também ajuda a ter uma melhor visão geral da frota na portaria.

2) Liste as tarefas por ordem de prioridade ou de tempo

Para isso, você deve criar uma ordem de tempo ou de prioridade para a realização delas, de acordo com as necessidades de entrega e de prazos da sua empresa.  

Por exemplo, durante a etapa de entrada na portaria pode ser necessário fazer a conferência de documentos do motorista antes da manutenção do veículo.

3) Descubra os requisitos e detalhes das tarefas

De modo geral, as tarefas podem vir com alguns requisitos específicos. Ou seja, pode ser que antes de dar “check” em tal tarefa, você precise ou dependa de algo. 

Logo, determine os subitens a serem utilizados durante todas as tarefas listadas. Para completar, deixe a tarefa de maneira bem detalhada.

4) Delegue as tarefas para as pessoas envolvidas

Obviamente, alguém precisa realizar as tarefas, não é mesmo? Então, você deve procurar saber, exatamente, quem são essas pessoas envolvidas.

Para isso, organize todos os dados essenciais de cada um e delegue todas atividades listadas de acordo com prazos e horários.

Além disso, escreva um fluxo de instruções e informações, para tornar a tarefa mais fácil e compreensível. 

Quando isso acontece, você pode economizar mais tempo e energia, ao evitar uma possível repetição de coisas a fazer.

5) Imprima e distribua o material

Por fim, quando o checklist do trabalho estiver concluído, você pode começar a imprimir o material. 

Para tal, evite imprimir muitas folhas. O ideal é produzir apenas documentos suficientes e organizados. E entregue o material ao dono da tarefa correto com antecedência

11 itens para checar na entrada na portaria

No nosso exemplo, nós separamos nosso checklist em duas etapas, certo? Primeiro, você vai conferir os itens essenciais a serem checados na etapa de entrada portaria da sua empresa. Vamos lá:

1) Estado de funcionamento do veículo

A inspeção de veículo é feita, essencialmente, antes da viagem ou para identificar defeitos do veículo e problemas mecânicos, como o estado do pneu.

Provavelmente, você já deve saber esse fato mas é necessário que um mecânico inspecione, de maneira adequada, todos itens como:

• Sistema de freio;
• Dispositivos de acoplamento;
• Operação do motor;
• Sistema de escapamento;
• Sistema de iluminação como faróis, lanternas e indicadores de direção.

Finalmente, não se esqueça de classificar a condição geral do veículo por meio de uma avaliação com justificativa, como “Excelente, porque…”. Escreva a sua resposta com observações e recomendações completas.

2) Condição do motorista

De fato, essa é uma das tarefas mais importantes em relação à segurança da frota, já que ela também evita graves acidentes.

Para tal, você deve realizar uma avaliação do motorista sobre os seus estado durante a viagem. Assim, identifique práticas de direção inadequadas, como estar alcoolizado, doente, não uniformizado ou drogado.

3) Dados do motorista

É de grande responsabilidade saber quem é a pessoa que faz a entrega da sua carga. Porém, quem tem esses dados é, geralmente, a transportadora. Por isso, confira com ela os dados do motorista antes da viagem.

4) Carteira de identidade, de motorista e a validade

Nessa etapa, você deve ter em mãos os documentos essenciais do motorista, como a carteira de motorista (CNH), a identidade, a nota fiscal da carga e o documento do veículo. 

Porém, não se esqueça de verificar se esse último está dentro do prazo de validade.

5) Tipo de habilitação para tal tipo de veículo

Para cada tipo de veículo, existe um tipo de habilitação diferente. Ou seja, são carteiras de motoristas que se enquadram em categorias diferentes.

É necessário verificar se o motorista está usando o tipo de habilitação correta para o tipo de veículo que ele dirige. Por exemplo, é errado dirigir um caminhão com carteira de habilitação feita para dirigir carros.

Assim, existem cinco dessas categorias. Por exemplo, a CNH da categoria C é para veículos do tipo caminhões, tratores, máquinas agrícolas e de movimentação de carga. 

Ademais, esse tipo de carteira também permite a condução de veículos com unidades acopladas, sendo que o conjunto não pode ultrapassar 6 toneladas.

6) Documentação do veículo e a validade

Você sabe como consultar a documentação de um veículo? É de extrema importância verificar as informações dele na portaria.

Para consultar isso basta ter alguns dados, como a placa do caminhão. Você pode contar com vários sites, por exemplo:

• DETRAN
• ANTT
• Empresas especializadas em consultas veiculares

Logo, nesses ambientes virtuais será possível saber a validade da documentação, o ano/modelo do caminhão, se existem multas pendentes e até carga perdida ou roubada.

Verifique também caso seja uma documentação do tipo DUT.  Esse é o Documento Único de Transferência que permite e comprova a transferência de proprietário de um veículo. 

De fato, pode existir a falsificação desses documentos.

7) Placa do caminhão versus documento do veículo

Basta pedir ao responsável do veículo o documento e conferir se a placa do veículo é a mesma que consta na documentação.

8) Capacidade do veículo e do eixo

É comum acontecer casos em que o veículo foi contratado para carregar 20 toneladas, mas a sua capacidade máxima é 4, principalmente os caminhões.

Sobre essa capacidade do veículo, o excesso de carga compromete o seu sistema de suspensão. E isso demanda maior distância para realizar a frenagem, o que eleva o risco de derrapagem e tombamento. 

Logo, as mercadorias podem ser afetadas ou até mesmo destruídas em um acidente, o que também coloca em risco a vida do próprio condutor. 

Por isso, é importante evitar ultrapassar o peso a ser transportado, para dar mais segurança ao transporte. Além disso, vale lembrar que esse tipo de negligência é passível de multas caras, portanto, fique atento. 

Já em relação ao eixo do veículo, ele também tem um limite de capacidade de acordo com o modelo do automóvel. Veja alguns exemplos de acordo com as normas de acordo e com as imagens abaixo:

9) Tipo de carga versus tipo de veículo do caminhão

Atualmente, existe uma grande diversidade de veículos utilizados para o transporte de cargas. Todavia, a sua escolha depende das características das mercadorias e dos requisitos para o seu armazenamento. 

Veja alguns exemplos:

• Veículo de transporte: tem uma tenda especial que é puxada para cima e amarrada com laços. 
• Veículo com cortinas laterais: protege seu conteúdo contra poeira e precipitação, bem como manter a carga fora da vista. São usados ​​para transportar cargas que não são sensíveis à temperatura. 
• Carga traseira: é a mais popular, mas existem alguns caminhões de carga aérea e carroceria de carga lateral. 
• Veículos que permitem a retirada total da barraca: toda a amarração para agilizar o manuseio da carga.
• Caminhão-frigorífico: aconselhável utilizar no embarque de produtos perecíveis que possua unidade frigorífica e que mantenha a temperatura constante. 

A unidade de refrigeração operacional em tempo integral aumenta a taxa de consumo de combustível e, portanto, o custo de envio. 

• Caminhão refrigerado: é indispensável para o transporte de cargas sensíveis à temperatura, como produtos perecíveis. Permite a entrega “porta a porta” sem armazenamento temporário ou descarga e, respectivamente, sem danos às mercadorias.
• Caminhões isolados: possui uma camada de material isolante para preservar a temperatura constante dentro da carroceria do caminhão, seja abaixo de zero ou abaixo de zero. Não estão equipados com uma unidade de refrigeração.

10) Quantidade de palletes correta que caminhão carrega

Para saber a quantidade de pallets correta que o caminhão deve ter, é só fazer as contas: em um caminhão convencional cabem cerca de 28 pallets, cada um com 40 quilos e tamanho de 0,18 metro cúbico.

Por fim, fique atento: determine primeiro a altura do pallets que carregará e converse com a fabricante (implementadora). Isso é para saber se irá acomodar bem a carga.

Fonte: SVI Cargo

11) Feedback com a transportadora

Realize um relatório para informar a sua transportadora a situação atual dos motoristas e veículos, a fim de evitar que os problemas se repitam. Não custa nada dar um feedback aos responsáveis, não é mesmo?

3 itens para checar na saída da portaria

Depois que vimos os itens para a checagem na entrada da portaria, agora você vai conferir os principais itens a se checar na saída. Confira:

1) Peso do caminhão na entrada versus peso na saída

A fim de evitar furtos, entregas erradas ou até multas, você deve verificar se está o veículo carregando algo que não devia ou esqueceu algo. Isso pode ser feito por meio da pesagem do veículo.

Caso isso não seja feito, a própria lei pode te aplicar multas. No Brasil, a legislação tolera no caso de pesagem em que o PBT (peso bruto total) for ultrapassado o limite em 5% do permitido. 

Todavia, o veículo é multado quando acima desse percentual. Assim, um transbordo será necessário para prosseguir com a viagem. Nos casos envolvendo a pesagem de eixos, a tolerância é de 10%.

2) Amarração da carga

De modo geral, a fixação correta da carga evita deslocamentos inadequados na carroceria do caminhão. O que pode estragar os produtos ou causar acidentes no pior dos casos.

Para tal, verifique se a carga está amarrada e embalada de maneira adequada. O ideal é que você tire fotos para provar em caso de acidente que essa tarefa foi realizada de maneira correta.

3) Assinatura dos responsáveis

Em caso de algum problema, você pode recorrer à assinatura dos responsáveis pela segurança da viagem, como o caminhoneiro ou o funcionário.

Isso é possível já que essas pessoas se comprometeram com a responsabilidade de transportar a carga de maneira adequada, por meio da assinatura.

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Thaís Vasconcelos – 01 de junho de 2021