Você tem problemas com a fila de motoristas na portaria da sua empresa? Veja neste artigo como fazer isso na prática, ao usar a nossa planilha para controle de carga e descarga.
Mas por quê? Se você otimizar a logística interna da sua operação também pode reduzir os custos a mais no fim do mês.
Se a sua operação controla poucos veículos, você pode fazer isso sem precisar, realmente, gastar muito. Basta apenas você ter um conhecimento básico em Excel.
Para isso, continue lendo que você irá aprender. Veja quais assuntos iremos abordar:
- Pra que serve a planilha para controle de carga e descarga?
- Como usar a planilha para controle de carga e descarga?
- Importância do uso em portarias de indústrias
- Problemas que a má gestão de portaria pode gerar
Pra que serve a planilha para controle de carga e descarga?
Simplificando, a planilha para controle de carga e descarga na transportadora está ligada, principalmente, à otimização da logística de uma empresa.
Recentemente, o estudo da Market Research Future indicou que o mercado de controle de acesso industrial está crescendo, rapidamente, acima de 10,8% do CAGR e deve chegar a US $ 1,03 bilhão em 2023.
Em certos casos, é difícil fazer uma avaliação completa de tudo e ao mesmo tempo fazer uma entrega dentro do tempo estipulado.
Isso acontece porque o fluxo da operação pode ser bastante intenso ou longo. Logo, você pode acabar por exigir uma avaliação mais ágil, baseada em informações rasas.
Por exemplo, ao sair do pátio, é ideal saber qual a quilometragem do
caminhão, se a mesma já atingiu o limite da troca de óleo ou o desgaste de pneus.
Outro exemplo é que os gestores precisam programar as paradas dos veículos, seja para manutenções preventivas, seja para substituição de itens.
Para isso, os gestores precisam ter ciência de tudo que acontece com cada caminhão durante todo o trajeto, por meio do uso de ferramentas simples e práticas, como a planilha que falamos.
Em outras palavras, o acompanhamento estatístico mais próximo da frota oferece informações essencialmente valiosas.
Nesse caso, a ideia é aumentar a performance da frota da forma mais econômica possível. Logo, você deve ficar atento para eliminar atrasos desnecessários nas máquinas, porque isso gera custos extras.
Como usar a planilha para controle de carga e descarga?
Vamos ao que interessa! Para começar, você precisa primeiro baixar a planilha para controle de carga e descarga , ao clicar aqui neste link. Após isso, você irá se deparar com 5 páginas dentro dela.
Dentro de cada uma dessas páginas, iremos te explicar um passo a passo sobre como fazer a gestão da entrada e saída de veículos no seu pátio logístico. Acompanhe:
1) Cadastro
Primeiramente, as informações básicas ficam localizadas na página de cadastro, onde o usuário irá definir os padrões para os indicadores que serão calculados.
Assim, nos campos Operações de Carga e Operações de Descarga, o usuário irá definir o tempo máximo para realizar cada operação.
Para tal, ajuste esse tempo utilizando a barra de rolagem situada logo abaixo de seu respectivo campo.
No campo de Indicadores de Desempenho, você irá determinar o tempo ideal para realizar as operações de carga e descarga. Você pode ajustar isso clicando nas setas 
Por fim, existe a área de Contato, onde podem ser informados o seu nome e e-mail para contato.
Em todas as guias, o Menu de Navegação está presente na parte superior, Logo, ao clicar em cada um dos botões, você será direcionado a página correspondente.
2) Base de dados
De fato, essa página é a base para todos os cálculos da planilha. Isso porque nela você deve informar os dados em seus respectivos campos.
Assim, todos os dados devem ser preenchidos de maneira correta e isso é de extrema importância. Por exemplo, as colunas S, T, U possuem fórmulas de cálculo, e por isso não devem ser preenchidas.
Essas colunas com fórmulas são identificadas pela cor cinza no cabeçalho da respectiva coluna.
Caso deseje apagar algum dado inserido na planilha, evite selecionar várias colunas. Isso vai evitar que você apague, acidentalmente, uma coluna contendo as fórmulas de cálculo.
No entanto, é possível selecionar para apagar várias linhas de uma vez, contando que todas sejam pertencentes a mesma coluna.
Após inserir novos dados na planilha, deve-se atualizar a base de dados.
Assim, todos os indicadores da planilha vão receber novas informações. Para tanto, siga os passos descritos abaixo:
- Clique na Célula A3 (data de chegada) para aparecer no Excel a guia Design. Após isso, clique nesta guia, conforme a imagem abaixo:
- Clique em Redimensionar Tabela dentro da guia Design, como mostra esse print:
- Irá aparecer uma caixa pedindo para que você insira o novo intervalo da tabela. Veja:
- Clique uma vez dentro do espaço branco da caixa e apague somente os números depois do último $.
- Agora digite o número da última linha em que você preencheu os dados na planilha.
Por exemplo, se a planilha contém dados até a linha 100, o resultado será =$A$3:$AB$100. No exemplo abaixo, a planilha está preenchida até a linha número 4315, mas nunca coloque um ponto no número da linha.
- Pressione OK para a caixa irá fechar e em seguida, clique no botão Atualizar.
Esse último está localizado ao lado direito do Menu de Navegação no topo da planilha, ao lado do logo da LogPyx. E pronto! Todos os dados foram atualizados.
Por fim, é importante saber que você somente deve clicar no botão Atualizar após ter algum dado na tabela. Ou seja, não atualize caso a tabela esteja toda em branco.
Assim, a planilha deve conter no mínimo 1 linha preenchida com pelo menos a data de chegada, antes de poder ser atualizada.
3) Dashboard
Continuando, o dashboard contém os indicadores para acompanhar em tempo real o andamento das operações. Onde a informação é disponibilizada de maneira objetiva e clara, por meio de gráficos e tabelas.
No lado esquerdo, é possível selecionar e filtrar para mostrar a informação que deseja. Você pode filtrar a informação por tipo de operação, ano, mês ou dia.
Além disso, é possível escolher uma data específica para mostrar a informação ou várias ao mesmo tempo. Por exemplo, selecione clicando no mês de janeiro, para mostrar informações apenas desse mês.
Ademais, para selecionar várias datas ao mesmo tempo, clique na data inicial que você deseja.
Para isso, pressione a tecla SHIFT do teclado e clique na data final. Assim, todos os meses entre a data inicial e a final serão selecionados.
Veja que os botões em verde representam os filtros que foram selecionados e os em branco representam aqueles que ficaram fora da seleção.
Clicando no símbolo no canto superior direito de cada filtro, a seleção é desfeita, voltando a mostrar todos os dados.
Outra forma de selecionar vários filtros é clicando no símbolo, localizado no canto superior direito. Após clicar nele, vá clicando nos botões que deseja tirar da seleção.
Para encerrar a seleção, apenas pressione o símbolo novamente. Também é possível utilizar vários filtros em conjunto. Ou seja, é permitido que você filtre, simultaneamente, o resultado por tipo de operação, ano, mês e dia.
No dashboard também conta com uma tabela demonstrando todos os veículos que se encontram no pátio atualmente.
Para visualizar as informações de todos os veículos presentes, utilize a barra de rolagem localizada na lateral da tabela.
4) Indicadores
Por último, nessa página se encontram os demais indicadores, trazendo informações num nível mais amplo acerca das operações. Por exemplo, a quantidade de operações realizadas, o peso transportado, o tempo médio e outros.
Do mesmo modo que o dashboard, os indicadores contém no lado esquerdo os filtros de dados. Eles funcionam de maneira semelhante à descrita na seção anterior.
Desse modo, é possível aplicar os filtros desejados, e toda informação nos gráficos e tabelas será mostrada.
5) Considerações Finais
Enfim, esses foram os principais pontos de como utilizar, corretamente, a planilha de entrada e saída.
Por fim, vale ressaltar a importância dos passos descritos na seção da Base de Dados, que irão afetar o funcionamento de toda a nossa ferramenta.
Mas tenha muito cuidado! Ao inserir os dados na guia da Base de Dados, você deve estar atento ao inserir as informações de maneira certa.
No final, não modifique as fórmulas das colunas S, T, U, pois isto afetaria o funcionamento de toda a planilha.
Importância do uso em portarias de indústrias
Antes de mais nada, você sabe dizer a diferença entre uma portaria comum e uma portaria de indústria?
Basicamente, a portaria de uma indústria serve para a conferência em vários quesitos. Isso ajuda no controle de acesso industrial, durante a entrada/saída de pessoas, veículos ou produtos.
Assim, esse controle serve bastante para fornecer segurança contra o acesso não autorizado. Isso serve para o uso principalmente em grandes empresas, como indústrias, mineradoras e construtoras.
Problemas que a má gestão de portaria pode gerar
Atualmente, as empresas acabam ficando vulneráveis devido a ausência ou a total inadequação de procedimentos de segurança.
Ao pensar em conscientizar os gestores sobre esse tema, nós selecionamos 2 sérios problemas que você pode ter: a falta de segurança na portaria e os motoristas estressados.
Falta de segurança na portaria
Em áreas acessadas apenas por funcionários, é essencial garantir boas medidas de acesso controlado.
Para tal, isso vai evitar que pessoas não autorizadas entrem em áreas restritas, equipamentos e informações confidenciais.
Além disso, esse fato é válido para a saída, uma vez que pode ocorrer uma falha na segurança dessas áreas, como o furto de mercadorias ou matérias-primas.
Logo, um sistema de segurança conciso e completo deve ser implementado. Mesmo se as suas instalações também sejam acessíveis ao público ou permitam o acesso apenas de trabalhadores autorizados.
Para tanto, essa entrada pode incluir controle de acesso por uma equipe de recepção ou equipe de segurança. E alguns itens importantes devem ser checados nesse momento, como:
- Funcionários: verificar quais foram os colaboradores que entraram e quais saíram, assim como seus respectivos documentos pessoais.
- Veículos: verificar as condições de uso dos veículos, por meio da realização de manutenções recorrentes. Além disso, checar a documentação do veículo é importante. Conforme os veículos retornam para a empresa em condições diferentes, pode ocorrer um desgaste de peças, pneus ou de eventuais avarias.
- Produtos: verificar se a quantidade de produtos está correta e se todos eles contém nota fiscal.
Motoristas estressados
Atualmente, para ser um caminhoneiro é preciso amar muito a rotina da estrada. Mais do que uma profissão, esse é um estilo de vida cansativo.
Imagine só seu funcionário percorrer várias horas de estrada e ter que lidar com uma longa fila de motoristas na portaria. Estressante, não é mesmo?
Veja uma prova disso. Nesse vídeo abaixo, esses caminhoneiros irritados descarregam na frente da empresa, devido a demora do tempo de carga e descarga. É impressionante essa cena:
Fonte: As Máquinas Pesadas
Prezando pela qualidade de vida dos seus colaboradores, utilize a nossa planilha para controle de carga e descarga para otimizar o tempo de fila na portaria da sua indústria. Basta clicar aqui para baixar.
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